La Relazione tecnica videosorveglianza è un documento formale che descrive in modo completo la progettazione, l’installazione, il collaudo e la gestione di un impianto di videosorveglianza. Serve a dimostrare la conformità dell’impianto alla normativa sulla protezione dei dati personali (GDPR e Codice della Privacy), allo Statuto dei Lavoratori e alle normative tecniche applicabili. La relazione dettaglia le finalità del trattamento delle immagini, le misure tecniche e organizzative adottate e le procedure operative per l’accesso, la conservazione e la consegna delle registrazioni. Inoltre costituisce un elemento probatorio e operativo per ispezioni, richieste dell’autorità giudiziaria o per l’ottenimento di eventuali autorizzazioni previste per il controllo a distanza dei lavoratori.
Come compilare il modello Relazione tecnica videosorveglianza
La compilazione della relazione tecnica deve seguire un approccio integrato che unisca elementi tecnici, giuridici e organizzativi. In primo luogo occorre identificare in modo univoco l’azienda e il sito sorvegliato, indicando la ragione sociale, la sede legale e l’unità locale interessata, nonché i contatti del legale rappresentante e del responsabile interno del trattamento dei dati: questi dettagli sono necessari per individuare il titolare del trattamento e i referenti in caso di richieste o ispezioni.
La sezione dedicata all’oggetto e alle finalità deve spiegare chiaramente perché l’impianto è installato (ad esempio sicurezza delle persone, tutela del patrimonio, controllo accessi) e collegare ciascuna finalità a una base giuridica compatibile con il GDPR, motivando la necessità e la proporzionalità del trattamento rispetto agli scopi dichiarati.
La parte dichiarativa deve affrontare obblighi specifici, in particolare lo Statuto dei Lavoratori: è necessario indicare se l’impianto è utilizzato per il controllo a distanza dei lavoratori e, in caso affermativo, documentare le autorizzazioni previste dalla normativa (es. modulistica INL). È opportuno inserire una dichiarazione di veridicità ai sensi del D.P.R. 445/2000 firmata dal legale rappresentante.
La descrizione tecnica deve essere completa e precisa: per ogni punto di ripresa va riportato il tipo di telecamera, il modello, la tipologia (dome, bullet, PTZ), la risoluzione, l’angolo di visione e l’altezza di installazione, le aree inquadrate e le aree escluse; inoltre vanno documentati i dispositivi di registrazione (DVR/NVR/server/cloud), la capacità di storage, la politica di sovrascrittura e la retention prevista con la motivazione se superiore ai tempi ordinari.
Occorre dettagliare le caratteristiche di rete e sicurezza: architettura LAN/VLAN, controlli di accesso, modalità di accesso remoto (VPN o port forwarding) e misure come firewall, segmentazione, cifratura delle comunicazioni e protezione fisica dei registratori. Le funzionalità avanzate (motion detection, analisi video, riconoscimento facciale) richiedono uno specifico approfondimento delle finalità, della valutazione d’impatto (DPIA) e delle misure di mitigazione dei rischi.
La sezione sulla gestione delle immagini deve elencare i responsabili e le persone autorizzate, descrivere le procedure operative per la consultazione, l’estrazione e la consegna delle immagini (inclusi log e registro degli accessi) e prevedere procedure di tracciabilità e audit periodici.
La parte relativa alla retention deve indicare chiaramente il periodo standard di conservazione (solitamente 24–48 ore per finalità di sicurezza) e i criteri per eventuali conservazioni prolungate correlate a indagini, con misure aggiuntive come accessi strettamente limitati, cifratura e registrazione delle operazioni. Le misure tecniche e organizzative devono essere descritte in modo adeguato: politiche di autenticazione, gestione delle credenziali, aggiornamenti firmware, backup e ripristino, protezione contro sovratensioni, e formazione del personale autorizzato.
Infine, devono essere indicate la segnaletica e l’informativa fornita agli interessati (art.13 GDPR), il verbale di collaudo e il piano di manutenzione, le responsabilità dell’installatore e le modalità di aggiornamento della relazione in caso di modifiche significative o mutamento normativo.
Esempio Relazione tecnica videosorveglianza
FRONTESPIZIO
- Documento: Relazione tecnico‑descrittiva e di collaudo dell’impianto di videosorveglianza
- Sito sorvegliato: Stabilimento produttivo “ACME Manufacturing” – Reparto magazzino e accessi principali
- Indirizzo: Via Industria 12, 00100 Roma (RM)
- Data redazione: 15/03/2026 Numero versione: 1.0
- Elenco allegati (allegare planimetrie, schede tecniche, verbali di collaudo, fotografie, screenshot, ecc.):
- Planimetria generale con punti di ripresa (ACME_PLAN_001.pdf)
- Schede tecniche telecamere e NVR (ACME_SPEC_2026.pdf)
- Verbale di collaudo e prova funzionale (ACME_COLL_15032026.pdf)
- Informativa privacy e cartellonistica (ACME_INFO_PRIVACY.pdf)
1) DATI IDENTIFICATIVI DELL’AZIENDA E DEL SITO
- Ragione sociale: ACME S.p.A.
- Sede legale: Via Roma 100, 00100 Roma (RM)
- Unità locale interessata / Ufficio responsabile: Stabilimento Industriale – Ufficio Sicurezza
- Codice fiscale / Partita IVA: 01234567890
- Legale rappresentante: Rossi Mario, Amministratore Delegato
- Recapito telefonico: +39 06 1234567
- Email: m.rossi@acme.it
- Responsabile interno della gestione del sistema (titolare/responsabile trattamento):
- Nome: Bianchi Laura Funzione: Data Protection Officer (DPO)
- Recapito: +39 06 7654321 Email: l.bianchi@acme.it
- Ditta installatrice / fornitore: SecureVision S.r.l.
- Riferimenti (iscrizione CCIAA, certificazioni): CCIAA RM 987654, certificazione ISO 9001
- Tecnico responsabile installazione: Verdi Luca
- Recapito fornitore: +39 02 3334445, support@securevision.it
2) OGGETTO E FINALITÀ DEL DOCUMENTO
- Oggetto: Relazione tecnico‑descrittiva e di collaudo dell’impianto di videosorveglianza installato presso il sito sopra indicato, predisposta ai sensi del GDPR, del Codice della Privacy e dello Statuto dei Lavoratori.
- Finalità del trattamento delle immagini:
- Sicurezza delle persone: Sì Dettaglio: Monitoraggio aree di transito e accessi per prevenzione incidenti e pronto intervento.
- Tutela del patrimonio aziendale: Sì Dettaglio: Prevenzione e ricostruzione eventi di furto o danneggiamento.
- Controllo accessi: Sì Dettaglio: Verifica degli ingressi e uscite dalle aree autorizzate.
- Monitoraggio aree produttive per sicurezza impianti: Sì Dettaglio: Rilevazione anomalie macchinari in area di carico/scarico.
- Altre finalità (specificare): Nessuna.
- Base giuridica e principi applicati: il trattamento è fondato su necessità, liceità, proporzionalità e finalità definite in conformità al GDPR e ai provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali.
3) DICHIARAZIONI RILEVANTI
- L’impianto è utilizzato per il controllo a distanza dei lavoratori ai sensi dell’art.4 L. 300/1970: No
- Se Sì, indicare autorizzazioni richieste/ottenute (modulo INL 1): N/A
- Dichiarazione ai sensi dell’art. 76 D.P.R. 445/2000: il sottoscritto dichiara la veridicità delle informazioni contenute nella presente relazione. Firma: Rossi Mario Data: 15/03/2026
4) DESCRIZIONE TECNICA DELL’IMPIANTO
- Data installazione impianto: 01/03/2026 Data collaudo: 12/03/2026
- Numero totale telecamere installate: 12
- Elenco punti di ripresa (indirizzo/ubicazione punto + identificativo telecamera):
- Punto n. 01: Ingresso principale nord – CAM-01
- Tipo telecamera (IP/analogica): IP Modello: SV-IR200
- Tipologia (dome/bullet/box/PTZ): Bullet Risoluzione: 4MP
- Angolo di ripresa / FOV: 90° Altezza di installazione: 3,5 m
- Orario di funzionamento: H24
- Aree riprese: Accesso pedonale e area carico principale
- Aree escluse (es. servizi, spogliatoi): Spogliatoi interni non inquadrati
- Punto n. 02: Area carico/scarico – CAM-02
- Tipo telecamera (IP/analogica): IP Modello: SV-PTZ500
- Tipologia (dome/bullet/box/PTZ): PTZ Risoluzione: 1080p
- Angolo di ripresa / FOV: PTZ variabile Altezza di installazione: 6,0 m
- Orario di funzionamento: H24
- Aree riprese: Piazzale carico/scarico e corsie mezzi
- Aree escluse: Uffici amministrativi interni
- (elenco completo presente in Allegato schede tecniche)
- Punto n. 01: Ingresso principale nord – CAM-01
- Dispositivi di registrazione e archiviazione:
- Tipo (DVR / NVR / Server / Cloud): NVR + archiviazione locale su server
- Marca / Modello: SecureVision NVR-16; Server NAS ACME-NAS-2U
- Capacità di storage: 12 TB; politica di sovrascrittura: circolare dopo retention
- Retention prevista (giorni/ore): 72 ore; Motivazione se superiore a 48 ore: requisito aziendale per indagini interne e supporto a forza pubblica quando richiesto.
- Caratteristiche tecniche rilevanti:
- Illuminazione IR / visione notturna: Sì Note: IR integrato fino a 30 m
- Compressione video (es. H.264, H.265): H.265 Frame rate: 15 fps (impostazione standard)
- Funzionalità avanzate:
- Motion detection: Sì Note: attivata con zone di interesse e soglie di sensibilità
- Analisi video / Riconoscimento facciale: No
- Alimentazione e continuità:
- Alimentazione principale: rete elettrica 230V UPS / batteria di emergenza: Sì (UPS datacenter 10 min)
- Protezione contro sovratensioni: Sì
- Architettura di rete e accessi remoti:
- Schema rete (LAN/VLAN / subnet): VLAN separata per videosorveglianza (192.168.10.0/24)
- Collegamenti esterni / accessi remoti (VPN, port forwarding): Accesso remoto consentito tramite VPN aziendale con autenticazione a due fattori
- Controlli di accesso alla rete e ai dispositivi (firewall, segmentazione): Firewall perimetrale e ACL sulla VLAN, gestione credenziali centralizzata
5) PLANIMETRIE E POSIZIONAMENTO
- Planimetria allegata con identificazione punti di ripresa: Allegato n. 1 (ACME_PLAN_001.pdf)
- Rappresentazione postazioni di lavoro rispetto ai punti video: Allegato n. 2 (ACME_WORKSTATIONS_MAP.pdf)
- Fotografie di cantiere / installazione: Allegato n. 3 (ACME_PHOTOS_INSTALL.zip)
6) GESTIONE DELLE IMMAGINI E ACCESSI
- Responsabile della gestione delle immagini (nomina): Nome: Bianchi Laura Ruolo: DPO / Responsabile trattamento
- Persone autorizzate all’accesso alle registrazioni (elenco e profili):
- Nome: Ferraro Marco Ruolo: Responsabile Sicurezza Tipo accesso (visualizzazione/estrazione): visualizzazione/estrazione
- Nome: Neri Paolo Ruolo: IT Administrator Tipo accesso: visualizzazione tecnica e manutenzione
- Modalità di autorizzazione e credenziali: account individuali, autenticazione a due fattori per accesso remoto, policy password aziendale
- Procedure operative per consultazione, estrazione e consegna immagini (in caso di incidente, richiesta autorità, ecc.):
- Procedura di richiesta accesso: richiesta formale via e-mail al DPO con motivo e periodo richiesto, approvazione del responsabile sicurezza
- Registrazione operazioni su registro accessi (log): Sì Dettaglio registro: log centralizzato con username, data/ora, motivo accesso
- Modalità di consegna delle immagini a terzi / autorità giudiziaria: estrazione e consegna su supporto cifrato previo verbale di consegna firmato, copia protocollo richiesta autorità
7) TEMPI DI CONSERVAZIONE (RETENTION)
- Periodo standard di conservazione delle immagini: 72 ore
- Criteri di conservazione prolungata e relativo trattamento (es. immagini correlate a indagini): conservazione estesa fino alla chiusura dell’indagine interna o su richiesta delle autorità; accesso ristretto al DPO e al responsabile sicurezza
- Misure adottate in caso di conservazione prolungata (accessi limitati, cifratura, logging): accesso su cartella cifrata, logging delle operazioni, notifiche di accesso al DPO
8) MISURE TECNICHE E ORGANIZZATIVE DI SICUREZZA
- Misure di sicurezza implementate:
- Autenticazione e gestione credenziali: account individuali, password complesse, scadenza 90 giorni e MFA per accessi privilegiati
- Cifratura delle comunicazioni e dei dati a riposo: Sì Dettagli: TLS per comunicazioni, cifratura AES-256 su backup e cartelle di conservazione prolungata
- Segmentazione di rete / VLAN per i dispositivi di videosorveglianza: Sì
- Backup e policy di ripristino: Sì Frequenza backup: giornaliero per metadata, settimanale per archivio critico
- Aggiornamenti firmware/software e gestione patch: Procedura: aggiornamenti programmati trimestrali con test in ambiente di staging
- Protezione fisica dei DVR/NVR/server (sala server/armadio chiuso): Sala server con accesso controllato e monitorato
- Registro delle attività di manutenzione e collaudo: Allegato n. 4 (ACME_MAINT_LOG.pdf)
- Misure organizzative (formazione, politiche, nomine):
- Formazione del personale autorizzato: Sì Data ultima formazione: 01/02/2026
- Procedure interne e policy privacy correlate: Allegato n. 5 (ACME_PRIVACY_POLICY.pdf)
9) INFORMATIVA E SEGNALETICA
- Cartellonistica informativa presente:
- Cartelli esterni (posizione e testo): Ingresso principale e parcheggio, testo informativo con Titolare e finalità
- Cartelli interni (posizione e testo): Accessi secondari e corridoi, testo con riferimento all’informativa completa
- Informativa privacy fornita ai lavoratori e agli interessati (art.13 GDPR): Sì
- Modalità di distribuzione/informazione (affissione, circolare, mail): affissione in bacheca, invio mail informativa al personale, consegna copia in fase di assunzione
- Testo informativa allegato: Allegato n. 6 (ACME_INFO_PRIVACY.pdf)
10) COLLAUDO, MANUTENZIONE E RESPONSABILITÀ
- Verbale di collaudo eseguito in data: 12/03/2026 Operatore tecnico: Verdi Luca (SecureVision S.r.l.)
- Risultato collaudo: Positivo Eventuali non conformità: Nessuna rilevata
- Programma manutenzione ordinaria e straordinaria:
- Frequenza manutenzione ordinaria: Trimestrale Responsabile: SecureVision S.r.l. / Referente interno: IT Administrator
- Modalità segnalazione guasti e registrazione interventi: ticket su sistema gestionale e registrazione su registro manutenzioni (Allegato n. 4)
- Dichiarazione ditta installatrice su conformità alle norme tecniche vigenti e rilascio certificazione di conformità: Allegato n. 7 (ACME_INSTALL_CERT.pdf)
11) VALUTAZIONI DI RISCHIO, CONFORMITÀ NORMATIVA E SANZIONI
- Riferimenti normativi e linee guida applicate: GDPR (Reg. UE 2016/679), Codice Privacy, Provvedimenti Garante, art. 4 L. 300/1970, D.P.R. 445/2000 art. 76.
- Valutazione dei rischi specifici connessi al trattamento video: rischio di accessi non autorizzati mitigato tramite cifratura, autenticazione forte e segmentazione di rete; rischio di eccessiva conservazione mitigato da policy di retention e revisione periodica.
- Informativa su sanzioni in caso di violazione del GDPR (fino al 4% del fatturato annuo o fino a 20 milioni di euro): preso atto: Sì
12) AGGIORNAMENTO DELLA RELAZIONE
- La presente relazione sarà aggiornata in caso di modifiche significative dell’impianto o del quadro normativo e, comunque, entro 5 anni dalla data di redazione.
- Data ultimo aggiornamento previsto: 15/03/2031
13) ALLEGATI (elenco dettagliato)
- Planimetria generale con punti di ripresa: Allegato n. 1 (ACME_PLAN_001.pdf)
- Schede tecniche dispositivi: Allegato n. 2 (ACME_SPEC_2026.pdf)
- Verbale di collaudo e prove funzionali: Allegato n. 3 (ACME_COLL_15032026.pdf)
- Fotografie di installazione: Allegato n. 4 (ACME_PHOTOS_INSTALL.zip)
- Screenshot / configurazioni software gestione: Allegato n. 5 (ACME_SW_CONF.pdf)
- Certificato conformità installatore: Allegato n. 6 (ACME_INSTALL_CERT.pdf)
- Informativa privacy completa: Allegato n. 7 (ACME_INFO_PRIVACY.pdf)
- Registro accessi / log: Allegato n. 8 (ACME_ACCESS_LOG.csv)
DICHIARAZIONI FINALI E FIRME
- Il sottoscritto Legale Rappresentante dichiara che le informazioni contenute nella presente relazione corrispondono a verità e che l’impianto è gestito nel rispetto della normativa vigente.
- Nome e Cognome: Rossi Mario Firma: ___________________ Data: 15/03/2026
- Responsabile della gestione dei dati:
- Nome e Cognome: Bianchi Laura Firma: ___________________ Data: 15/03/2026
- Tecnico responsabile installazione / Collaudatore:
- Nome e Cognome: Verdi Luca Firma: ___________________ Data: 12/03/2026
NOTE OPERATIVE (da compilare in caso di modifiche o interventi successivi)
- Data modifica/intervento: __/__/____ Descrizione intervento: _______________________________________
- Responsabile aggiornamento relazione: Bianchi Laura
- Firma: ___________________ Data: __/__/____
Modello Relazione tecnica videosorveglianza Word da Compilare
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