In questa guida spieghiamo come fare un inventario casa vacanze e proponiamo un modello da scaricare.
Come compilare il modello Inventario casa vacanze
La compilazione dell’inventario deve seguire criteri di precisione, obiettività e tracciabilità per assumere valore probatorio. Innanzitutto indicare chiaramente l’identificativo della proprietà, l’indirizzo, i contatti del proprietario o gestore, il numero di prenotazione, i nomi degli ospiti e le date e orari di check‑in e check‑out; per ciascun elemento elencato nel modello va riportata la quantità, lo stato di conservazione con una descrizione chiara (ad esempio “buono”, “graffiato”, “rotto”, “mancante”), eventuali note che specifichino la natura del difetto e il riferimento alle fotografie che documentano lo stato, con nomi file o numeri foto.
Le letture dei contatori devono essere annotate all’arrivo e alla partenza con numeri inequivocabili e, se possibile, corredate da foto del contatore con data e ora visibili. Le chiavi, i telecomandi e i codici consegnati devono essere elencati per tipologia e numero per evitare controversie sulla restituzione.
È fondamentale allegare documentazione fotografica completa e leggibile, datata e nominale quando possibile, per ogni rilevamento significativo; le foto devono essere numerate e richiamate nel campo “Foto” dell’inventario.
Dal punto di vista giuridico, le dichiarazioni rese nel documento assumono rilievo se sottoscritte da entrambe le parti: la firma del proprietario o del gestore e quella dell’ospite attestano l’accettazione dello stato descritto e la conoscenza di eventuali difformità; quando l’ospite rifiuta di firmare, va annotato il rifiuto e, se possibile, inviato tempestivamente al guest il documento digitale con richiesta di riscontro.
Le stime economiche dei danni devono essere motivate e, se rilevanti, corredate da preventivi o ricevute; le responsabilità vanno indicate solo se accertate o chiaramente ammissibili sulla base di elementi oggettivi. Occorre altresì rispettare la normativa sulla privacy quando si archiviano foto o si segnano dati sensibili: eventuali riprese o sistemi di monitoraggio esterno devono essere segnalati nell’inventario e informare l’ospite secondo le disposizioni vigenti.
Infine, conservare copie cartacee e digitali dell’inventario, delle fotografie e dei documenti correlati per un periodo congruo in funzione delle eventuali contestazioni o obblighi assicurativi; la qualità della documentazione aumenta significativamente la possibilità di una rapida risoluzione delle controversie e della validità probatoria del documento in sede amministrativa o giudiziaria.
Esempio Inventario casa vacanze
INDIRIZZO: Via delle Palme, 12 – 07041 Alghero (SS)
PROPRIETARIO/GESTORE: Rossi Holidays SRL – Mario Rossi
TELEFONO: +39 345 6789123 EMAIL: info@rossiholidays.it
NUMERO PRENOTAZIONE: RH-458712
OSPITE(I): Luca Bianchi NUMERO PERSONE: 4
DATA E ORA CHECK-IN: 12/06/2026 15:30 DATA E ORA CHECK-OUT: 19/06/2026 10:00
TIPO INVENTARIO: INIZIALE
PERSONA CHE COMPILA L’INVENTARIO: Giulia Verdi (Check‑in agent)
DATA COMPILAZIONE: 12/06/2026
ISTRUZIONI: Per ogni voce indicare Quantità, Condizione (es. Buono / Danneggiato / Mancante), Note e riferimento fotografico (nome file o numero foto).
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LETTURE CONTATORI (all’arrivo / alla partenza)
ELETTRICITÀ: ARRIVO 012345 kWh PARTENZA 012980 kWh
ACQUA: ARRIVO 00456 m3 PARTENZA 00460 m3
GAS: ARRIVO 0789 m3 PARTENZA 0795 m3
CHIAVI CONSEGNATE (tipo e numero): 2 chiavi porta ingresso, 1 telecomando cancello
CODICI/TELECOMANDI CONSEGNATI: Codice cassaforte 4821 (consegnato via sms) – Telecomando TV n.1
WIFI SSID: CasaPalme_4587 PASSWORD/ISTRUZIONI: fornita in welcome book (vedi foto welcomebook_001.jpg)
ALLEGATI FOTOGRAFICI (nome file / numero foto): foto_001.jpg – foto_002.jpg – foto_003.jpg (tot. 24)
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CUCINA
1) Frigorifero: Quantità 1 Marca/Modello Samsung RB34N Condizione Buono Note leggeri graffi esterni Foto foto_004.jpg
2) Freezer: Quantità 1 Condizione Buono Note Foto foto_005.jpg
3) Forno: Quantità 1 Marca/Modello Bosch HBN331E Condizione Buono Note Foto foto_006.jpg
4) Piano cottura: Quantità 1 Condizione Buono Note vetro integerrimo Foto foto_007.jpg
5) Microonde: Quantità 1 Condizione Buono Note Foto foto_008.jpg
6) Lavastoviglie: Quantità 1 Condizione Buono Note Foto foto_009.jpg
7) Macchina caffè (tipo): Moka + Nespresso Quantità 2 Condizione Buono Note capsule non incluse Foto foto_010.jpg
8) Bollitore: Quantità 1 Condizione Buono Note Foto foto_011.jpg
9) Tostapane: Quantità 1 Condizione Buono Note Foto foto_012.jpg
10) Pentole e padelle (set per 4 persone): Quantità set x1 Condizione Buono Note Foto foto_013.jpg
11) Piatti (n. per persona): Quantità 4 set Condizione Buono Note Foto foto_014.jpg
12) Bicchieri: Quantità 8 Condizione Buono Note Foto foto_015.jpg
13) Posate: Quantità 12 set Condizione Buono Note Foto foto_016.jpg
14) Utensili cucina (coltelli, taglieri, mestoli): Quantità assortimento Condizione Buono Note Foto foto_017.jpg
15) Tovagliato e strofinacci: Quantità 6 strofinacci Condizione Buono Note Foto foto_018.jpg
16) Lavello e rubinetto: Condizione Buono Note nessuna perdita Foto foto_019.jpg
17) Detergenti e rifiuti (sacco, contenitori): Quantità 1 kit Condizione Buono Note Foto foto_020.jpg
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SOGGIORNO / SALA PRANZO
1) Divano/Poltrone: Quantità 1 divano 2 posti + 2 poltrone Condizione Buono Note piccolo alone sul bracciolo sinistro (foto_021.jpg) Foto foto_021.jpg
2) Tavolo da pranzo: Quantità 1 Sedie: Quantità 4 Condizione Buono Note graffio bordo tavolo lato nord (foto_022.jpg) Foto foto_022.jpg
3) TV: Marca/Modello LG 43UN7100 Telecomando: Sì Condizione Buono Note Smart TV aggiornata Foto foto_023.jpg
4) Impianto audio/streaming: Quantità 1 Condizione Buono Note Foto foto_024.jpg
5) Lampade/illuminazione: Quantità 4 Condizione Buono Note Foto foto_025.jpg
6) Tende/Tappeti: Quantità tende 2 Condizione Buono Note Foto foto_026.jpg
7) Aria condizionata/Riscaldamento: Presente Sì Funzionamento OK Note telecomando aria condizionata funzionante
8) Materiale informativo/guide locali: Quantità 1 folder Condizione Buono Note vedi welcomebook_001.jpg
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CAMERE DA LETTO (COMPILARE UNA SEZIONE PER OGNI CAMERA)
Camera n. 1 (matrimoniale, piano primo): Camera matrimoniale principale, vista mare
1) Tipo letto (matrimoniale): Letto matrimoniale Materasso: Condizione Buono Note molle regolari Foto foto_027.jpg
2) Biancheria (lenzuola, federe, copripiumino): Quantità 2 set Condizione Buono Note pulito Foto foto_028.jpg
3) Cuscini/Piumoni/Coperte: Quantità 2 cuscini, 1 piumone Condizione Buono Note Foto foto_029.jpg
4) Armadio/Guardaroba: Quantità 1 Condizione Buono Note Foto foto_030.jpg
5) Comodini/Lampade: Quantità 2 Condizione Buono Note Foto foto_031.jpg
6) Specchio: Presente Sì Condizione Buono Note Foto foto_032.jpg
7) Tende/Scuri: Condizione Buono Note Foto foto_033.jpg
8) Cassaforte: Presente Sì Condizione Buono Note codice fornito in check‑in
Camera n. 2 (doppia, piano primo): Camera con due letti singoli
1) Tipo letto (singolo): 2 letti singoli Materasso: Condizione Buono Note Foto foto_034.jpg
2) Biancheria (lenzuola, federe, copripiumino): Quantità 2 set Condizione Buono Note Foto foto_035.jpg
3) Cuscini/Piumoni/Coperte: Quantità 2 cuscini Condizione Buono Note Foto foto_036.jpg
4) Armadio/Guardaroba: Quantità 1 Condizione Buono Note Foto foto_037.jpg
5) Comodini/Lampade: Quantità 1 Condizione Buono Note Foto foto_038.jpg
6) Specchio: Presente Sì Condizione Buono Note Foto foto_039.jpg
7) Tende/Scuri: Condizione Buono Note Foto foto_040.jpg
8) Cassaforte: Presente No Condizione Note
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BAGNI (COMPILARE UNA SEZIONE PER OGNI BAGNO)
Bagno n. 1 (padronale, piano primo)
1) Doccia/Vasca: Presente Doccia Condizione Buono Note box in vetro integro Foto foto_041.jpg
2) WC: Condizione Buono Note Foto foto_042.jpg
3) Lavabo: Condizione Buono Note Foto foto_043.jpg
4) Specchio: Condizione Buono Note Foto foto_044.jpg
5) Asciugamani (diversi tipi): Quantità 4 asciugamani + 2 teli bagno Condizione Buono Note Foto foto_045.jpg
6) Phon: Presente Sì Condizione Buono Note Foto foto_046.jpg
7) Prodotti igienici (sapone, carta, ecc.): Quantità kit base Note fornito Foto foto_047.jpg
8) Impianto idraulico (perdite, scarichi): Condizione Buono Note nessuna perdita visibile Foto foto_048.jpg
9) Tappetini/accessori: Quantità 1 Condizione Buono Note Foto foto_049.jpg
Bagno n. 2 (di servizio, piano terra)
1) Doccia/Vasca: Presente Vasca Condizione Buono Note Foto foto_050.jpg
2) WC: Condizione Buono Note Foto foto_051.jpg
3) Lavabo: Condizione Buono Note Foto foto_052.jpg
4) Specchio: Condizione Buono Note Foto foto_053.jpg
5) Asciugamani (diversi tipi): Quantità 2 asciugamani Condizione Buono Note Foto foto_054.jpg
6) Phon: Presente No Condizione Note Foto
7) Prodotti igienici (sapone, carta, ecc.): Quantità kit base Note fornito Foto foto_055.jpg
8) Impianto idraulico (perdite, scarichi): Condizione Buono Note Foto foto_056.jpg
9) Tappetini/accessori: Quantità 1 Condizione Buono Note Foto foto_057.jpg
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ESTERNI / SPAZI COMUNI
1) Tavolo esterno e sedie: Quantità 1 tavolo + 6 sedie Condizione Buono Note Foto foto_058.jpg
2) Ombrellone/Pergoletto: Quantità 1 Condizione Buono Note Foto foto_059.jpg
3) Barbecue: Presente Sì Condizione Buono Note a carbone Foto foto_060.jpg
4) Sdraio/lettini: Quantità 4 Condizione Buono Note Foto foto_061.jpg
5) Piscina: Presente Sì Condizione acqua/pulizia Buono Accessori (scale, copertura) Scala e copertura rimovibile Note cloro nella norma Foto foto_062.jpg
6) Giardino/aree verdi: Condizione Buono Note siepi tagliate Foto foto_063.jpg
7) Parcheggio: Posti 2 Condizione Buono Note spazio privato Foto foto_064.jpg
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SICUREZZA E VARIE
1) Estintore: Presente Sì Posizione Cucina Data controllo 01/03/2026 Condizione Buono Foto foto_065.jpg
2) Rilevatore fumo/co2: Presente Sì Posizione Corridoio piano primo Condizione Buono Foto foto_066.jpg
3) Kit pronto soccorso: Presente Sì Contenuto/Condizione Completo Foto foto_067.jpg
4) Telecamere/monitoraggio esterno: Presente Sì Posizione ingresso esterno Note privacy/informativa agli ospiti segnalata nel manuale Foto foto_068.jpg
5) Manuale casa / Regole / Numeri emergenza: Presente Sì Posizione in folder sul tavolo Note contenuto aggiornato Foto welcomebook_001.jpg
6) Documenti e mappe locali: Presente Sì Note mappe e contatti locali disponibili Foto welcomebook_001.jpg
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CONTENUTI E DOTAZIONI AGGIUNTIVE
1) Elettrodomestici vari (aspirapolvere, ferro da stiro, asse da stiro): Specificare ogni elemento: Aspirapolvere Dyson V8, Ferro da stiro Philips, Asse da stiro Quantità 1 ciascuno Condizione Buono Note Foto foto_069.jpg
2) Attrezzature per bambini (lettino, seggiolone): Specificare: Lettino pieghevole + Seggiolone Quantità 1 ciascuno Condizione Buono Note Foto foto_070.jpg
3) Altro (specificare): Aspirapolvere robot Quantità 1 Condizione Buono Note Foto foto_071.jpg
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DANNI / RILEVAMENTI PARTICOLARI (da compilare dettagliatamente: descrizione, posizione, foto, stima costo di riparazione/sostituzione)
1) Descrizione danno: Graffio superficiale piano tavolo legno Posizione: Soggiorno, bordo nord Foto: foto_022.jpg Stima costo: €70 Responsabilità (se nota): non attribuita
2) Descrizione danno: – Posizione: – Foto: – Stima costo: – Responsabilità (se nota): –
3) Descrizione danno: – Posizione: – Foto: – Stima costo: – Responsabilità (se nota): –
OSSERVAZIONI GENERALI: L’immobile è consegnato pulito e in ordine. Fornitura di prodotti base presente. Ospite informato su regolamento casa e raccolta differenziata.
ALLEGATI (documenti, ricevute, foto): inventario_FV-2026-001.pdf, foto_001.jpg – foto_071.jpg
DICHIARAZIONE
Con la firma le parti confermano che l’inventario sopra riportato corrisponde allo stato dell’immobile al momento del check-in indicato e che le eventuali discrepanze sono state annotate.
FIRMA PROPRIETARIO/GESTORE
Nome: Mario Rossi
Firma: _______________________
Data: 12/06/2026
FIRMA OSPITE
Nome: Luca Bianchi
Firma: _______________________
Data: 12/06/2026
RICEVUTA COPIA INVENTARIO (barrare)
[ ] Ospite ha ricevuto copia cartacea
[ ] Ospite ha ricevuto copia digitale (link/file): inv_1234.pdf
FINE INVENTARIO.
Modello Inventario casa vacanze Word da Compilare
Scarica il fac‑simile in formato Word per compilare l’inventario in sede di check‑in/check‑out e conservare copia cartacea e digitale.
