La necessità di disporre di un foglio per il rilevamento delle presenze è una pratica molto diffusa in diversi contesti lavorativi. Per le aziende, ad esempio, monitorare le presenze e le assenze dei propri dipendenti è fondamentale, poiché da queste informazioni dipende il calcolo degli stipendi. Ma non solo: anche scuole, università, palestre, corsi di formazione e molte altre realtà hanno l’esigenza di gestire in modo efficace le presenze.
Per questo motivo, vedremo come creare un modello semplice e funzionale per rilevare la presenza o l’assenza di ciascun dipendente.
In particolare ti guiderò passo passo nella creazione di un foglio presenze in Excel, utile per monitorare le presenze su base mensile.
Foglio Presenze Excel Mensile
Creare un foglio presenze mensili con Excel è un’attività comune per la gestione delle risorse umane, sia in piccole che grandi aziende. Di seguito troverai una guida dettagliata per creare un foglio presenze completo e funzionale.
Impostazione del foglio di lavoro
Apri Excel: Avvia Excel e crea un nuovo foglio di lavoro.
Imposta il layout generale:
Utilizza la prima riga (riga 1) per il titolo del foglio, come “Foglio Presenze Mese di [Mese] [Anno]”.
Nella seconda riga (riga 2), inserisci le intestazioni delle colonne.
Creazione delle Intestazioni delle Colonne
Nella riga 2, inserisci le seguenti intestazioni
-Colonna A: “Nome e Cognome” (per inserire i nomi dei dipendenti).
-Colonna B: “Ruolo” o “Dipartimento” (opzionale, se desideri classificare i dipendenti per ruolo o reparto).
-Colonna C: “Giorno 1”, Colonna D: “Giorno 2”, e così via, fino alla colonna corrispondente all’ultimo giorno del mese.
L’ultima colonna può essere dedicata a “Totale Ore” o “Totale Presenze”.
Inserimento dei Dati dei Dipendenti
Nelle righe sotto le intestazioni (a partire dalla riga 3)
-Inserisci il nome e cognome del dipendente nella colonna A.
-Inserisci il ruolo o dipartimento nella colonna B, se applicabile.
Formato delle Celle
-Allineamento:
Allinea il testo delle intestazioni al centro per una migliore leggibilità.
Le celle dei giorni (colonne C e seguenti) dovrebbero essere formattate in modo da contenere numeri o sigle (ad esempio, “P” per presente, “A” per assente, “M” per malattia, ecc.).
-Formattazione Condizionale:
Utilizza la formattazione condizionale per colorare automaticamente le celle in base al contenuto. Ad esempio, le celle con “A” (assenza) possono essere rosse, mentre le celle con “P” (presenza) possono essere verdi.
Calcolo Totale Presenze/Ore
Somma delle Presenze:
Nell’ultima colonna (ad esempio, “Totale Presenze”), utilizza la funzione =CONTA.SE(C3:AG3, “P”) per contare il numero di giorni in cui il dipendente è stato presente.
Calcolo delle Ore Lavorate:
Se stai monitorando le ore lavorative, puoi aggiungere una colonna accanto a ogni giorno per inserire le ore lavorate (ad esempio, “Ore Giorno 1”, “Ore Giorno 2”, ecc.).
Nella colonna “Totale Ore”, somma tutte le ore lavorate con la funzione =SOMMA(C3:AG3).
Gestione dei Mesi
Copia del Foglio per i Mesi Successivi:
Una volta completato il foglio per un mese, puoi duplicarlo per il mese successivo. Clicca con il tasto destro sulla scheda del foglio, seleziona “Sposta o Copia”, e scegli “Crea una copia”.
Aggiorna il titolo e i giorni per riflettere il nuovo mese.
Ricorda di adattare il numero di giorni per ogni mese, eliminando o aggiungendo colonne secondo necessità.
Aggiunta di Elementi Aggiuntivi
-Gestione delle Festività:
Puoi aggiungere una riga per indicare le festività, colorando le celle corrispondenti e sottraendole dal totale delle ore lavorative.
-Note o Commenti:
Puoi inserire una colonna per “Note” dove aggiungere commenti specifici sulle assenze o altre informazioni rilevanti.
Protezione del Foglio
-Blocco delle Celle:
Se desideri impedire modifiche non autorizzate, puoi bloccare il foglio. Seleziona le celle che vuoi bloccare, fai clic con il tasto destro, scegli “Formato celle”, vai alla scheda “Protezione” e seleziona “Bloccata”.
Successivamente, proteggi il foglio dal menu “Revisione” > “Proteggi Foglio”, inserendo una password.
Salvataggio e Condivisione
-Salvataggio:
Salva il foglio come file Excel standard (.xlsx). Puoi anche considerare di salvare una copia in formato PDF per la condivisione non modificabile.
Condivisione:
-Se lavori in un ambiente collaborativo, puoi caricare il file su una piattaforma come OneDrive o Google Drive, permettendo l’accesso ai colleghi per la visualizzazione o la modifica.
Per un modello completo è possibile scaricare questo fac simile foglio presenze dal sito Tuaimpresa.net.
Conclusioni
Oltre all’uso aziendale, il foglio presenze mensile può essere adattato a vari contesti, come scuole, università, o corsi di formazione
Insegnanti: Possono utilizzarlo per monitorare la presenza degli studenti e premiare chi ha una frequenza più alta.
Studenti: Possono tenere traccia dei giorni di frequenza alle attività extracurriculari.
Organizzatori di Eventi: Può essere utile per analizzare la correlazione tra frequenza e soddisfazione dei partecipanti.
Infine, questo strumento può fornire preziosi feedback per migliorare la gestione e l’organizzazione, sia in ambito scolastico che lavorativo, permettendo di identificare eventuali problematiche legate alla frequenza.
Seguendo questi passaggi, potrai creare un foglio presenze mensile personalizzato, che si adatta alle esigenze specifiche del tuo contesto lavorativo o educativo.